O briefing para um projeto de design, seja ele design gráfico, físico, design de jóias, moda ou qualquer outra especialidade é muito mais do que uma solicitação de projeto. Em um mercado onde raramente contrata-se advogados na intermediação das propostas comerciais, o briefing passa a ter a função de contrato entre as duas partes. Tanto a parte contratante (cliente) como o contratado (profissional de design) devem ter conhecimentos claros das necessidades do outro e dos objetivos do projeto.
Na maioria dos casos, o design é a ferramenta utilizada como resolução de um problema. Portanto é essencial que o designer tenha consciência das questões para as quais está sendo contratado para resolver. Em alguns casos, nos quais não existe a prévia identificação por parte do próprio cliente do problema ou de como melhor utilizar o design em resposta a este problema, a importância de um bom briefing é ainda maior.
Um briefing bem preparado auxilia designers a posicionar-se como parceiros estratégicos do negócio ao invés de simples prestadores de serviços. O documento serve de base para uma sólida parceria, uma vez que posiciona cliente e designer lado a lado em termos de comunicação e expectativas. Além disso pode ser utilizado não somente no início do projeto, mas como guia para fornecedores e profissionais envolvidos durante todo o desenvolvimento do mesmo, desde a aprovação das soluções criativas como na mensuração dos resultados.
Este assunto é de tão grande importância que recentemente ganhou uma publicação específica sobre o assunto (Creating the Perfect Design Brief, Phillips, P.(2004)). Paralelamente, o tema é abordado em um dos mais procurados seminários oferecidos pelo instituto americano, mundialmente reconhecido, Design Management Institute (DMI).
Mas o que é um briefing de design afinal? O documento pode significar várias coisas incluindo um plano de projeto, um acordo ou um contrato, uma rota, um documento inspirador, um plano estratégico ou até mesmo um roteiro para aprovação do projeto.
O mais importante não é o formato do briefing, mesmo porque não existe um formato único e correto. O mesmo pode depender de fatores variáveis como o tipo de projeto (design de embalagem, mobiliário, comunicação, etc.) ou da cultura da empresa e do cliente. No entanto, um briefing deveria:
- Definir os objetivos do projeto de design e sua relação com a estratégia corporativa (quais são os planos estratégicos da empresa, onde ela quer se posicionar, como ela pretende alcançá-los e como este projeto específico pode auxiliar nesta jornada);
- Apresentar informações sobre competidores diretos e indiretos;
- Fornecer respostas às perguntas: Quem, Como, Quando, Onde e Por quê;
- Questionar sobre custos, cronograma, materiais, especificações técnicas quando necessário;
Em função do grau de detalhes envolvidos no documento, estudos indicam que um bom briefing deveria ser escrito em conjunto entre designers e clientes de forma que ambos entrem em comum acordo em todos os detalhes.
Com base na experiência, pesquisa, análise de alguns estudos e no seminário do DMI disponibilizo abaixo um modelo de briefing de design, sendo que o mesmo deve ser adaptado de acordo com as informações necessárias para cada projeto:
Histórico e Descrição do Projeto - Descrição do escopo do projeto, necessidades da empresa ao desenvolvê-lo e objetivos a médio e longo prazos;
Análise do Mercado - Resumo do mercado e da categoria em que está inserida empresa/produto;
Análise do Consumidor - Descrição de todos os consumidores, o mais completa possível, levando em consideração fatores como cultura, diferenças regionais, idade, classe social, etc;
Empresa e Portfólio de produtos - Apresentação detalhada da estratégia da empresa em relação a suas marcas e produtos (a empresa possui uma marca institucional assinando todos os produtos ou uma marca individual para cada linha de produtos? Qual a hierarquia entre as marcas?, etc.);
Objetivos da empresa e estratégia de design - Uma das etapas mais importantes do briefing. Basicamente esta seção do documento deve traçar um plano de ação, atrelando cada objetivo do negócio a uma estratégia de design (e não criativa) para atingi-lo.
Escopo do projeto, cronograma e budget - Definição de cada etapa do projeto e seus respectivos budget, prazos, prioridades, responsáveis e critérios de aprovação. Deve ser inserido também critérios de controle, avaliação e mensuração dos resultados. Outra importante definição refere-se ao fechamento do projeto, o qual deve ser estipulado durante nesta seção;
Stakeholders - Relação de todos os stakeholders com envolvimento direto ou indireto que possam ter algum impacto no projeto;
Gerenciamento dos riscos - Identificação dos possíveis riscos que podem atingir cada etapa do projeto e criação de planos de contingência;
Informações e questões extras complementares - Todas as informações extras que complementarem o projeto de alguma forma como resultados de pesquisa, artigos, imagens, referências etc.
Para finalizar, para que um projeto de design atinja os objetivos previstos, uma gestão efetiva é parte integral do processo. O briefing é o documento que permeia início, meio e fim de qualquer projeto desde o mais simples ao mais complexo desafio. Portanto, o mesmo deveria ser pensado, compreendido e comunicado à todo o grupo como etapa fundamental.
Dica dada pelo DesignBrasil.org.br
